ایجاد تغییر الگو به سمت چابکی

خوب تصمیم گرفتید وارد دنیای چابک شوید و چابکی را امتحان کنید، خیلی هم عالی، اما واقعا چابک شدن یعنی چه؟ چه جور تغییراتی لازم است؟ آیا صرفا تغییرات در فرآیندها کافی است؟

بدون شک حرکت به سمت چابکی و مدیریت چابک پروژه‌ها تغییری بزرگ است که چیزی فراتر از تغییر در فرآیندهای موجود است. ما نیاز داریم در نحوه‌ی تفکر همه افراد تغییر ایجاد کنیم. وقتی از همه افراد صحبت می‌کنیم یعنی هم چابک شدن در سازمان‌های بزرگ و هم تیم‌های کوچک استارتاپی و کسب و کارهای نوپا مدنظر ماست. هدف نهایی ایجاد فرهنگ و ذهنیت چابک در تمام بدنه سازمان هست موردی که بعدها درمورد اینکه چگونه باید سازمان را به یک تفکر چابک مجهز کرد صحبت خواهم کرد.

خوب پس تغییر از حالت سنتی مدیریت پروژه به سمت چابکی یک تغییر پارادایمی بزرگ محسوب (Big Paradigm Shift) میشه. مثل تغییر از گوشی‌های تاشو قدیم که فقط میتونستیم باهاشون تماس پاسخ بدیم و تماس بگیریم به سمت گوشی‌های هوشمندی که می‌تونید هرکاری باهاشون انجام بدید.

در هر متولوژی مدیریت پروژه 3 محدودیت و فشار همیشگی وجود دارد که محدودیت‌های سه‌گانه گفته
میشه (Triple Constraints) : زمان(Time)، هزینه(Cost) و محدوده پروژه(Scope)

این محدودیت‌ها را به صورت یک مثلث نمایش می‌دهند که هر یک از این موارد در گوشه این مثلث قرار میگیره:

تعریف موفقیت در پروژه به معنی متوازن و بالانس نگه داشتن این سه ضلع در طول پروژه است. منظور از متوازن نگه داشتن یعنی تلاش برای حرکت پروژه در مسیر برنامه ریزی شده در هر یک از سه محدودیت زمانی، هزینه ای و محدوده در پروژه.

در روش سنتی که قبلا توافق کردیم آن را آبشاری یا Waterfall صدا کنیم، در نوک بالایی مثلث لیست ویژگی‌ها یا همان اقلام قابل تحویل که در واقع نشان دهنده محدوده‌ی پروژه ما هستند قرار می‌گیرد و ثابت است، به این معنی که هرگونه تغییر در محدوده پروژه نیازمند کسب اجازه و تاییده‌های بسیار سختی است.

در پایین مثلث زمان و هزینه قرار دارد و اگر ویژگی نیاز به تغییر داشته باشد (یعنی در واقع تغییر در محدوده پروژه) اینجا جایی است که فرآیند منعطفه، یعنی برای انجام اون ویژگی (حالا یا تغییر، یا افزوده شدن و حتی حذف ویژگی که تا اون لحظه همه یا بخشی از اون انجام شده) باید زمان و هزینه بیشتری صرف بشه. اما درحالی که هزینه و زمان منعطف هستند واقعیت این هست تغییر آنها کار آسونی نیست و اغلب اوقات پذیرفته نمی‌شود.

آیا واقعا پروژه شما می‌تواند بعد از تغییر در هر یک از محدودیت‌ها همچنان موفقیت آمیز باشد؟ استنباط شرکت شما چی میشه؟ آیا برای موفق بودن لازم است تمام این سه محدودیت را رعایت کنید؟ احتمالا بله

خوب اما چابکی (agile) این مثلث را به معنای واقعی کلمه وارونه می‌کند.

خوب این یک تغییر پارادایمی بسیار بزرگه. چابکی میگه که ما زمان و هزینه را ثابت نگه خواهیم کرد، خوب این دو مورد ثابت هستند اما محدوده پروژه نه!

در مدیریت پروژه به صورت چابک یک فرد کسب و کاری به شما اختصاص داده می‌شود و به عنوان مالک محصول یا صاحب محصول (Product Owner) به کسب و کارتان اضافه می‌شود.

تمام نقش یک مالک محصول اینه که مطمئن بشه به صورت پریودیک و دوره ایی با ثابت بودن هزینه و زمان، تیم پروژه(شامل تیم کسب و کار و تیم فنی و تیم ذینفعان) بیشترین و بالاترین میزان ارزش را به کسب و کار تحویل دهند. در واقع اونها کاملا آزاد هستند ویژگی‌ها رو تغییر بدهند، اضافه کنند و یا حذف کنند تا کاملا مطمئن شوند آنچیزی که واقعا مورد نیاز است تحویل شود.

خوب تا اینجا فقط نوک اون کوه یخ رو دیدم و یک آشنایی کلی پیدا کردیم. بیانیه چابک (Agile Manifesto) تغییر الگوی بیشتری را تعریف می‌کند که باید در شرکت خود انجام دهید.

اصول کلیدی در بیانیه چابک به شکل زیر است:

افراد و تعاملات بالاتر از فرآیندها و ابزارها

Individuals and interactions over processes and tools:

به این معنی که افراد تیم‌ها و تعاملات و ارتباطات آنها باهم در ایجاد موفقیت در الویت هستند. (الویت بسته به تعاملات افراد و خود افراد است). همچنین به این معنیه که کنترل‌های فرآیند تعریف‌شده به نسبت داشتن یک تیم سالم اهمیت کمتری دارند.

نرم افزار کارکننده بالاتر از مستندات جامع

Working software over comprehensive documentation

در اینجا داریم میگیم که اندازه گیری موفقیت به معنای رسیدن به مایلستون‌ (Milestone) از پیش تعیین شده و تحویل مستندات نیست، بلکه خیلی ساده تحویل دادن نرم افزارهایی است که کار می‌کنند (هر 2 تا 4 هفته)

مشارکت مشتری در انجام کار بالاتر از قرارداد کار

Customer collaboration over contract negotiation

آیا تیم هنوز قول انجام آنچه نیاز کسب و کار است را می‌دهد؟ بله البته اما حالا دیگه کاربران باید به عنوان یک عضو واقعی با تیم در طول پروژه هماهنگ باشند و همکاری کنند. درون تیم هستند و برای انجام کار روی اونها حساب میشه!

پاسخگویی به تغییرات بالاتر از پیروی یک طرح

Responding to change over following a plan

بر خلاف آنچه که احتمالا شنیده اید یا تصور می‌کنید، شما در مدیریت چابک پروژه همچنان برنامه ریزی می‌کنید و از برنامه‌ریزی استفاده می‌کنید. در واقعا شما هر روز در حال برنامه ریزی هستید. با این حال، زمانی که چشم‌انداز پیرامون شما تغییر می‌کند، از انطباق با این برنامه‌ها امتناع نمی‌کنید. یعنی پاسخ فعال به تغییرات مورد نیاز.

این تغییر الگوی بزرگ زمانی که اتفاق بی‌افتد میتونه به شرکت شما مزیت رقابتی بدهد. این یک تغییر بزرگ است و به هیچ وجه کار کوچکی نیست.

در مطلب بعدی در مورد ارتباط چابکی و سود مطلبی منتشر خواهم کرد.

لطفآ نظرات ارزشمندتون را در بخش کامنت همین مطلب با من در میان بگذارید و هر سوالی در مورد مدیریت چابک پروژه دارید بپرسید.