برنامه‌ریزی اولیه در تیم‌های چابک چگونه است؟

“Just enough planning, just in time” برنامه ریزی به اندازه کافی و در زمان مناسب. برنامه‌ریزی چابک بر روی همین دو بیانیه استوار است. با محدود کردن میزان تلاش صرف‌شده برای برنامه‌ریزی موارد دور دست  مربوط به آینده، چابکی قادر به پذیرش تغییرات است. چابک‌کاران می پذیرند که دانستن تمام جزئیات مربوطه از ابتدای کار غیر ممکن است. برنامه‌ریزی چابک در اطراف این اصول بنا شده‌است. آماده‌سازی تیم برای این تغییر در تفکر، عامل ضروری در موفقیت آن‌ها خواهد بود.

اولین قدم برای برنامه ریزی به روش جدید، آشنایی با واژگان مورد نیاز برای برنامه‌ریزی در متدولوژی چابک است. در مدیریت پروژه به صورت چابک، ما از بزرگ به کوچک برنامه ریزی می‌کنیم.

واژگان کلیدی برای این مدل برنامه ریزی این موارد هستند:

• ویژگی‌‌ها Features
• تم‌ها Themes
• اپیک Epic
• داستان‌ها یا استوری Stories
• برآوردهای چابک Agile Estimation

ویژگی‌ها(Features) دسته‌های بزرگی از کارکردها‌ هستند که به آنها نیاز دارید. برای مثال اگر در حال ساخت یک وب سایت برای فروش محصولات باشید، یک ویژگی می‌تواند موضوع پرداخت باشد، هر ویژگی همین قدر کلی است. اما ویژگی برای اینکه در مورد آن برنامه‌ریزی دقیقی در مورد آن انجام دهید خیلی بزرگ است. اما وجود ویژگی یک چارچوب مناسب برای جزئیات در مورد بخش‌های پرداخت، فراهم می‌کند.

سطح بعدی جزئیات تم، پوسته یا قالب (Theme) نامیده می‌شود. از تم‌ها برای تقسیم کردن ویژگی‌های واقعا بزرگ به قطعات کوچک‌تر استفاده می‌شود. اما این قطعات کوچک‌تر هنوز هم عملی نیست اما دوباره، چارچوبی برای عمیق‌تر شدن فراهم می‌کنند. مثلا یک تم برای ویژگی پرداخت می‌تواند روش پرداخت با کارت اعتباری باشد.

سطح بعدی جزئیات مورد استفاده تیم چابک Epic ها هستند. حالا در حال نزدیک شدن به سطوح قابل اقدام و عملی هستید، اما حتی Epic هم برای تکمیل شدن در یک تلاش خیلی بزرگ است. یک اپیک رایج در روش پرداخت کارت اعتباری می‌تواند استفاده از درگاه پرداخت بانک X باشد یا اگر مثلا یک سایت خارجی را در نظر بگیرید شاید استفاده از روش کارت اعتباری ویزا یا مسترکارت باشد.

خوب، به داستان کاربر یا همان (User Story) می‌رسیم. بسته‌های کاری کوچکی که می‌توانیم آنها را به اسپرینت‌ها اضافه کنیم. یوزر استوری‌ها کوچک هستند و عموما همه آنها به یک فرمت نوشته می‌شوند.

As a ______ , I want ______ so that I can _____ .

چرا یوزر استوری را در این فرمت می‌نویسیم؟ بخش اول استوری به تیم می‌گوید که چه کسی از آن استفاده خواهد کرد. اگر بر روی کاربر درست تمرکز نکنید، محصول درستی را هم نمی‌توانید ایجاد کنید. بخش دوم استوری خیلی ساده در مورد این است که چه چیزی نیاز است که ساخته شود. و بخش آخر استوری توضیح می‌دهد چرا این ویژگی مورد نیاز است؟ این عبارت به مالکان مصحول کمک می‌کند تا کارهای خود را به نسبت سایر آیتم‎های کاری در بک لاگ (backlog) الویت بندی کند.

بهترین قسمت در مورد یوزر استوری‌ها این است که با آنها  تعریف کار تمام شده definition of done را انجام می‌دهیم. برای هر user story لیستی از معیارهای پذیرش acceptance criteria وجود دارد. AC  یک توافق نامه بین فردی که برای انجام کار درخواست داده است با تیم است. با داشتن AC زمانی که کار تمام می‌شود خیلی راحت متوجه می‌شوید. یک محصول یا AC را انجام می‌دهد و نمیدهد.

و در نهایت در مورد برآورد چابک صحبت خواهیم کرد. تیم‌ها معمولا سایز کار را بر اساس ویژگی، تم و اپیک تخمین می‌زنند. اما معمولا برای این کار از سایز‌های تیشرت استفاده می‌کنند. سایز خیلی کوچک extra-small کوچک Small متوسط medium بزرگ large و خیلی بزرگ extra-large.

از آنجا که ویژگی‌ها و تم‌ها به علت بزرگ بودن قابل‌اجرا نیستند، اغلب تخمین چابک در user storyها انجام می‌شود. برای user story ما از چیزی به نام تخمین نسبی relative estimating  استفاده می‌کنیم. در تخمین نسبی ما هر داستان را در مقایسه با داستان‌های دیگر موجود در بک لاگ مقایسه میکنیم و  تخمین می‌زنیم. اکثر تیم‌ها از توالی برنامه ریزی پوکر برای برآوردهای خود استفاده می‌کنند. ممکن است با بازی پوکر بازی برای تخمین Stories به عنوان یک تیم آشنا باشید. این فرآیند بسیار ساده است و تا زمانی که همه با به یک عدد برسند تکرار می‌شود. بحث بین هر دست منجر به هم هم نظر شدن در مورد Story Pointها میشود. تمام این بحث به همه کمک می‌کند تا کارها را از همه زوایای مختلف درک کنند. مهم است که تیم خود را در استفاده آن‌ها از واژگان برنامه ریزی آماده کنید و به آن‌ها کمک کنید درک کنند که هر بار که از فرآیند برنامه‌ریزی استفاده میکنند می‌کنند، هر یک از این مراحل را دنبال کنند. برای درک فرآیند ساده و منطقی که در برنامه‌ریزی چابک به کار می‌رود زمان زیادی طول نخواهد کشید.