بنظر شما خرید ماشین بدون امتحان رانندگی با آنماشین امکان پذیر است؟ بله درسته که شما به عنوان خریدار یک ماشین می‌تونید مشخصات فنی خودرو ارائه شده توسط شرکت تولید کننده خودرو رو ببینید، اما خوب چرا خودمون هم دوست داریم و باید رانندگی با ماشینی که می‌خواهیم بخریم رو تست کنیم.
امتحان رانندگی خودرو مدنظرتون، مواردی مثل میزان فرمان پذیری خودرو، هندلینگ و نحوه گاز خوردن و ترمز کردن ماشین را به شما نشان می‌دهد.
در مورد چابک شدن شرکت‌ها هم به همین ترتیب است، بسیاری از سازمان‌ها نیز برای اجرای چابکی در ابتدا می‌خواهند آن را امتحان کنند و سپس برای کل سازمان این تغییر را اعمال کنند.
حالا بیایید در مورد این صحبت کنیم که چطور بدون بهم ریختن همه چی می‌توانیم چابکی را در تیم پروژه فعلی خودمان امتحان کنیم؟
نکته: قبل از ادامه دادن این مطلب باید بگم که بسیاری از مفاهیم و کلمات و عبارات کلیدی در ادبیات مدیریت چابک پروژه و مباحث ناب lean معادلهای مناسبی در زبان فارسی ندارد و به همین خاطر در کنار اشاره به ترجمه برخی لغات از اصل کلمه و عبارت انگلیسی آنها نیز استفاده می‌کنیم.
در ادامه دو روش بی دردسر و موثر امتحان کردن شیوه‌های چابک را در این مطلب باهم بررسی می‌کنیم:
- برنامه‌ریزی روزانه daily planning
- retrospectives یا بازنگری
حالا باید ببینیم چطور می‌تونیم از این روش‌ها به صورت یکپارچه در فرآیندهای موجود استفاده کنیم. یکی از راهای آسان برای معرفی Agile به تیم فعلیتان، معرفی برنامه‌ریزی روزانه (daily planning) است. برنامه‌ریزی روزانه را معمولا با عبارت Standup meeting می‌شناسیم.
برگذاری Standup meeting اصلا کار سخت و پیچیده‌ای نیست. کافیه 15 دقیقه در صبح زمانی که همه اعضای تیم حضور دارند را پیدا کنید و زمانی که همه با آنها در یک اتاق کنفرانس یا فضایی بی صدا دور هم جمع شدید همه اعضای تیم به این 3 سوال پاسخ بدهند:
- در روز گذشته چه کاری انجام داده‌اند؟
- امروز چه برنامه ایی برای انجام دارند؟
- چه موانعی در مسیر حرکت و پیشرفتشان وجود دارد؟
وظیفه شما به عنوان یک مدیر پروژه چابک (Agile Project manager) این است که مطمئن شوید همه افراد می‌توانند این سوالات را بدون هیچ مشکلی پاسخ دهند.
وقتی همه افراد به این سوالات پاسخ دادند، بحث میان افراد تیم را تشویق کنید. که به آن گفتگوی post-standup می‌گویند.
نمونه دیگری از روش‌ها برای امتحان کردن رویکرد چابک در شرکت retrospective یا مرحله بازبینی و بازنگری است. این مرحله معمولا در آخر هر چرخه توسعه (Development Cycle) اتفاق می‌افتد. تیم پروژه 30 یا 60 دقیقه برای بررسی کارهایی که تکمیل کردند، وقت می‌گذارند و راه‌هایی که می‌تواند انجام کار را موثرتر کند، طراحی‌ها و فرآیندها را بهبود دهد را پیدا می‌کنند.
این جلسه بسیار مناسبی برای معرفی چابکی به اعضای تیمتان است حتی اگر تیم شما هنوز چابک نیست. هر یک ماه یکبار جلسه‌ای با تیم بگذارید و گفتگویی با جزئیات و با استفاده از سوالات زیر انجام دهید:
- چه کاری را خیلی خوب انجام دادیم؟ این کار برای شناسایی موفقیت و جشن گرفتن آن بسیار مهم است. این موضوع را کم اهمیت قلمداد نکنید و از تیمتان برای آنچه که واقعا انجام داده اند تقدیر کنید.
- چه چیزی برای ما خوب پیش نرفته است؟ آدم‌ها ممکن است میلی به اعتراف به اشتباهاتی که انجام داده اند نداشته باشند و یا برای انجام بهتر یک کار تمرکز زیادی نکنند، اینجا وظیفه شماست تا محیط را برای همه افراد امن نگه دارید تا همه افراد احساس کنند باهم هستند و بتوانند در مورد مشکلات و اشتباهات به راحتی صحبت کنند.
- چه چیزی را می‌خواهیم بهبود دهیم؟ و چگونه می‌توانیم بهبود پیدا کنیم؟ سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که برای بهبود آیتم‌ها در چرخه توسعه بعدی بر روی کدام یک از آنها باید تمرکز کنیم؟ در این قسمت از تکنیک طوفان مغزی استفاده کنید و لیستی از بهبودها برای تیمتان ایجاد کنید.
تیم باید یک یا دو هفته روی آن کار کند، مته به خشاش نذارید و کار رو الکی سخت نکنید فقط کمکشان کنید مواردی را انتخاب کنند که بتوانند بهبود پیدا کنند و اینکه لیست بهبودها را نگه دارید تا در retrospective بعدی آن را بررسی کنید. به این ترنیب می‌توانید پیشرفتان را در تغییرات انتخاب شده چک کنید و در صورت نیاز به لیست خود مواردی را اضافه کنید و یا حذف کنید. در پایان retro، شما از هر عضو تیم تعهد می‌گیرید که آیتم‌های انتخابی را قبل از جلسه بعدی بازبینی بهبود خواهند داد.
تمرکز بر روی بهبود به معنای فشار آوردن یا تشرزدن به هیچ کسی نیست بلکه این به این مفهوم است که ما می‌توانیم در تمام مدت بهبود تدریجی داشته باشیم.
با امتحان کردن این موارد کوچک با تیم پروژه فعلی خودتان، در واقع در حال آزمودن برخی از اجزای اصلی چابکی هستید، مواردی چون، شفافیت در کار، ارتباطات باز و صادقانه، و ایجاد یک تمایل به بررسی نحوه انجام کارها و سازگاری با آنها برای کارآمدتر کردن بیشتر.
این موارد را امتحان کنید و ببینید چگونه بهره وری افراد تیم افزایش پیدا می‌کند. قطعا شگفت زده خواهید شد.
لطفا نظرات و سوالات با ارزش خودتان را با من در پایین همین مطلب به اشتراک بگذارید.
